Nebenkostenabrechnung: Frist nach § 556 BGB

Wer als Vermieter über Betriebskosten abrechnet, hat dafür nicht beliebig Zeit: § 556 Abs. 3 BGB gibt eine klare Frist vor. Wird sie versäumt, kann eine Nachzahlung verloren gehen — ein Guthaben des Mieters bleibt aber immer geschuldet. Dieser Beitrag erklärt die Frist, was danach gilt und wann eine Nachforderung trotzdem durchsetzbar bleibt.

Die wichtigste Regel: zwölf Monate

Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Der Abrechnungszeitraum ist bei den meisten Mietverhältnissen das Kalenderjahr.

Ein Beispiel: Rechnen Sie über das Jahr 2025 ab (1. Januar bis 31. Dezember 2025), muss die Abrechnung dem Mieter spätestens am 31. Dezember 2026 zugegangen sein. Für das Abrechnungsjahr 2024 war entsprechend der 31. Dezember 2025 der letzte Tag.

Was passiert nach Fristablauf?

Nach Ablauf der Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderungdurch den Vermieter grundsätzlich ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Die verspätet erstellte Nachzahlung können Sie dann in der Regel nicht mehr verlangen.

Zwei Dinge sind dabei wichtig:

• Ein Guthaben bleibt geschuldet. Der Ausschluss betrifft nur die Nachforderung des Vermieters. Ergibt die Abrechnung ein Guthaben zugunsten des Mieters, müssen Sie es auszahlen — auch nach Fristablauf.
• Abgerechnet werden muss trotzdem. Die Pflicht zur Abrechnung entfällt nicht; nur die Durchsetzung einer verspäteten Nachzahlung ist gesperrt.

Die Ausnahme: Verspätung „nicht zu vertreten“

Der Ausschluss gilt nicht, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat (§ 556 Abs. 3 Satz 3 Halbsatz 2 BGB). Der klassische Fall: Eine Rechnung, auf die Sie angewiesen sind, trifft selbst zu spät ein — etwa der Grundsteuerbescheid, die Jahresabrechnung des Energieversorgers oder die Schlussrechnung einer Fernwärme- oder Heizöllieferung.

In solchen Fällen müssen Sie nach Erhalt der fehlenden Unterlage aber unverzüglich abrechnen. Ob eine Ausnahme wirklich greift, hängt vom Einzelfall ab — pauschal „nicht zu vertreten“ gibt es nicht.

Formell richtig zählt — Fehler darf man später korrigieren

Eine fristgerecht zugegangene, formell ordnungsgemäße Abrechnung wahrt die Nachforderung dem Grunde nach. Rein inhaltliche oder rechnerische Fehler dürfen nach der Rechtsprechung auch nach Fristablauf noch berichtigt werden. Nicht jede fehlerhafte Abrechnung ist also nach zwölf Monaten wertlos.

Umgekehrt lässt sich eine formell mangelhafte oder ganz fehlende Abrechnung nach Ablauf der Frist regelmäßig nicht mehr heilen. Die Sorgfalt bei der ersten, fristgerechten Abrechnung entscheidet also mit darüber, ob spätere Korrekturen überhaupt möglich sind.

Der Stichtag ist der Zugang beim Mieter

§ 556 Abs. 3 BGB knüpft an das Mitteilen beziehungsweise den Zugang der Abrechnung an — nicht an das Datum, an dem Sie sie erstellt oder in den Briefkasten gegeben haben. Entscheidend ist, dass die Abrechnung dem Mieter innerhalb der zwölf Monate tatsächlich zugegangenist. Rechnen Sie den Postweg ein und heben Sie sich einen Nachweis über den Versand auf.

Die andere Seite: Einwendungsfrist des Mieters

Auch der Mieter steht unter Zeitdruck: Einwendungen gegen die Abrechnung muss er dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugangder Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach sind Einwendungen ausgeschlossen — es sei denn, der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten. Die Zwölf-Monats-Logik gilt also spiegelbildlich für beide Seiten.

Praxis-Checkliste

1. Abrechnungszeitraum notieren und die Frist gleich mitrechnen (Periodenende plus zwölf Monate).
2. Nachlaufende Jahresrechnungen (Versorger, Heizkosten/Messdienst) im Blick behalten und notfalls anmahnen — sie sind der häufigste Grund für Verzögerungen; das meiste andere liegt beim Abrechnen längst vor.
3. Rechtzeitig vor Fristende verschicken, damit der Zugang noch in die Frist fällt.
4. Versand dokumentieren (Datum, Versandart).
5. Bei einer erkennbaren Nachzahlung nach Fristablauf: prüfen, ob eine Ausnahme („nicht zu vertreten“) vorliegt, bevor Sie die Forderung stellen.

Die Frist ist dabei nur einer der Punkte, an denen Abrechnungen in der Praxis scheitern — die vollständige Liste steht im Beitrag Die 10 häufigsten Fehler in der Nebenkostenabrechnung. Und wer noch ganz am Anfang steht, findet im Leitfaden Nebenkostenabrechnung selbst erstellen den kompletten Ablauf von den Unterlagen bis zum Versand.

Wie nekobo dabei hilft

In nekobo weist die fertige Abrechnung selbst auf die Frist hin: Ergibt sich eine Nachzahlung nach Ablauf der zwölf Monate, kennzeichnet das PDF das als Hinweis. nekobo bewertet den Einzelfall bewusst nicht — ob eine Ausnahme greift, entscheiden Sie als Vermieter. Der Rechenweg und die Fristangabe stehen transparent im Dokument, sodass Sie und Ihr Mieter dieselbe Grundlage vor Augen haben.