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Nutzungsbestimmungen

Verhältnis zu den AGB: Den Kaufvertrag regeln die AGB — insbesondere Vertragsschluss, Preise und Zahlung, Widerrufsrecht, Mängelhaftung, anwendbares Recht und Gerichtsstand. Diese Nutzungsbestimmungen sind die Produktbeschreibung im Sinne der AGB (dort Ziffer 2.4 und 7.1) und regeln ergänzend den Leistungs- und Lizenzumfang. Widersprechen sich beide Texte, gehen die AGB vor, soweit hier nicht ausdrücklich der Leistungsumfang beschrieben ist. Die Haftungsregelung in § 5 gilt ergänzend, weil die AGB hierzu keine eigene Regelung treffen.

§ 1 Vertragsgegenstand

(1) Gegenstand dieses Vertrages ist die Überlassung der Software nekobo (nachfolgend „die Software“) zur dauerhaften Nutzung gegen einmaliges Entgelt.

(2) nekobo ist eine lokal auf dem Endgerät des Käufers installierte Desktop-Anwendung zur Verwaltung von Mietverhältnissen und zur Erstellung von Nebenkostenabrechnungen für private Vermieter. Die Software speichert ihre Daten ausschließlich lokal in einer Datenbank auf dem Endgerät des Käufers.

(3) Anbieter der Software ist: René Boegershausen, Wolf-Bartmann-Str. 4, 44229 Dortmund.

§ 2 Lizenz und Nutzungsumfang

(1) Der Käufer erhält eine zeitlich unbefristete, nicht ausschließliche, nicht übertragbare Single-User-Lizenz zur Nutzung der Software in der erworbenen Jahresversion (z. B. „nekobo 2026“). Die Lizenz wird in drei Tarifen angeboten: S (bis 5 Wohneinheiten, 150 KI-Beleg-Scans inklusive), M (bis 12 Wohneinheiten, 300 Scans) und L (bis 25 Wohneinheiten, 500 Scans). Das Scan-Kontingent gilt je Lizenz und wird über den Dienst des Verkäufers bereitgestellt (§ 4 Abs. 2).

(2) Der Käufer darf die Software auf bis zu zwei eigenen Endgeräten (z. B. Laptop und Desktop-PC) aktivieren und nutzen, solange die Nutzung ausschließlich durch den Käufer selbst erfolgt. Dasselbe Gerät kann nach einer Neuinstallation erneut aktiviert werden, ohne dass ein weiterer Geräteplatz verbraucht wird. Belegte Geräteplätze werden nicht automatisch wieder freigegeben; dies dient dem Schutz vor unbefugter Weitergabe der Lizenz. Auf begründete Anfrage über den Support (kontakt@nekobo.de) setzt der Verkäufer die Gerätebindung zurück, insbesondere bei Defekt, Verkauf oder Wechsel eines Geräts.

(3) Nicht gestattet sind insbesondere:

  • die Weitergabe, Vermietung, Verleihung, Unterlizenzierung oder der Verkauf der Lizenz an Dritte;
  • der Betrieb der Software als Mehrbenutzer-System mit getrennten Datenbanken für fremde Vermieter oder Hausverwaltungs-Kunden;
  • Reverse Engineering, Dekompilierung oder Disassemblierung der Software, außer in dem nach § 69e UrhG gesetzlich zwingend erlaubten Umfang;
  • die Entfernung oder Veränderung von Urheber- und Eigentumsvermerken.

(4) Der Quellcode der Software ist nicht Vertragsgegenstand.

§ 3 Funktionsumfang und keine Rechts- oder Steuerberatung

(1) Die Software berechnet Nebenkostenabrechnungen auf Basis der vom Käufer eingegebenen Daten. Sie ersetzt keine fachkundige Beratung durch einen Steuerberater, Rechtsanwalt oder eine Hausverwaltung.

(2) Der Käufer ist allein verantwortlich für:

  • die rechtliche Korrektheit und Vollständigkeit der erstellten Abrechnungen;
  • die Einhaltung der mietrechtlichen Vorschriften (insbesondere § 556 BGB, Heizkostenverordnung);
  • die Prüfung der Umlagefähigkeit der einzelnen Kostenpositionen und der gewählten Umlage-/Verteilerschlüssel anhand der zugrunde liegenden Mietverträge und gesetzlichen Vorgaben (insbesondere § 556a BGB, Betriebskostenverordnung) — die Software kennt die konkreten Mietverträge nicht und nimmt keine eigene rechtliche Prüfung der Umlagegrundlagen vor;
  • die Plausibilität und Richtigkeit der eingegebenen Daten;
  • die fristgerechte Übermittlung der Abrechnungen an Mieter;
  • die Erfüllung steuerlicher Pflichten.

(3) Die Software wird kontinuierlich entwickelt. Der Verkäufer behält sich vor, den Funktionsumfang im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben (§ 327f BGB) anzupassen, etwa bei Änderungen der Rechtslage.

§ 4 Datenverarbeitung und KI-Anbindung

(1) Lokale Datenhaltung: Sämtliche vom Käufer eingegebenen Daten — einschließlich Mieter-Stammdaten, Mietverträge, Buchungen, Ausgaben und Belege — werden ausschließlich lokal auf dem Endgerät des Käufers gespeichert. Es findet kein Hintergrund-Sync, keine Telemetrie und keine Cloud-Speicherung durch den Verkäufer statt.

(2) Optionale KI-Rechnungserfassung (im Kauf enthalten): Die Software kann PDF-Belege per KI auslesen. Im Standardfall läuft der einzelne Scan-Vorgang über einen Dienst des Verkäufers (Relay), der die Anfrage an Google LLC, USA (Modelle der Gemini-Familie) weiterleitet. Die einzelne PDF-Rechnung wird ausschließlich im Moment des Scan-Vorgangs TLS-verschlüsselt übertragen; der Dienst des Verkäufers speichert weder die Rechnung noch deren Inhalt, sondern zählt lediglich die Nutzung des Scan-Kontingents (§ 2 Abs. 1) je Lizenz. Die Verarbeitung beim KI-Anbieter erfolgt über die kostenpflichtige Programmierschnittstelle; nach den dafür geltenden API-Bedingungen werden Eingaben und Antworten nicht zum Training oder zur Verbesserung von Produkten des KI-Anbieters verwendet, eine Protokollierung erfolgt nur befristet zur Missbrauchserkennung. Der Käufer bleibt für die Inhalte der gescannten Belege datenschutzrechtlich Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) und entscheidet je Beleg selbst, ob er die Funktion nutzt.

(2a) Für den Durchleitungs-Moment handelt der Verkäufer als Auftragsverarbeiter des Käufers (Art. 28 DSGVO). Die Einzelheiten — Gegenstand, Datenarten, betroffene Personen, Unterauftragsverarbeiter und technische Maßnahmen — regelt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV), die als Anlage 1 Bestandteil dieser Nutzungsbestimmungen ist. Die Weisung zur Verarbeitung erteilt der Käufer jeweils dadurch, dass er in der Software einen konkreten Beleg auswählt und die KI-Funktion auslöst.

(3) Eigener API-Schlüssel (Alternative): Der Käufer kann stattdessen einen eigenen API-Schlüssel eines unterstützten KI-Anbieters hinterlegen (derzeit: Google LLC, USA — Gemini; Anthropic PBC, USA — Claude). In diesem Fall besteht das Vertrags- und Datenverarbeitungsverhältnis unmittelbar zwischen dem Käufer und dem KI-Anbieter; der Dienst des Verkäufers ist nicht beteiligt, und das Scan-Kontingent wird nicht verbraucht.

(4) Der Datentransfer erfolgt aktuell in die USA und ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework grundsätzlich zulässig. Der Käufer entscheidet eigenständig, ob er die KI-Funktion nutzt; sie ist nicht erforderlich für den Betrieb der Software.

(5) Abgrenzung der Rollen: Hinsichtlich der lokal in der Software gespeicherten Daten — Mieterstammdaten, Mietverträge, Zahlungen, Ausgaben und archivierte Belege — ist der Verkäufer nicht Auftragsverarbeiter des Käufers, da er auf diese Daten zu keinem Zeitpunkt Zugriff hat. Eine Auftragsverarbeitung besteht ausschließlich für den einzelnen Durchleitungs-Moment nach Absatz 2 und nur, solange der Käufer den Dienst des Verkäufers dafür nutzt. Nutzt er einen eigenen API-Schlüssel nach Absatz 3 oder die KI-Funktion überhaupt nicht, findet beim Verkäufer keine Verarbeitung personenbezogener Daten Dritter statt.

(6) Kauf-, Rechnungs-, Lizenz- und Aktivierungsdaten sowie Support-Korrespondenz verarbeitet der Verkäufer als eigener Verantwortlicher; hierfür gilt die Datenschutzerklärung.

§ 5 Haftung

(1) Der Verkäufer haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Verkäufer nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht). In diesem Fall ist die Haftung der Höhe nach auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt.

(3) Ausgeschlossen ist insbesondere die Haftung für:

  • Folgeschäden aus fehlerhaften Nebenkostenabrechnungen (z. B. Streit mit Mietern, Forderungsausfälle, Anwalts- oder Gerichtskosten);
  • Datenverlust, soweit der Käufer nicht zumutbare Datensicherungen durchgeführt hat;
  • Schäden aus der Nutzung von Drittanbieter-Diensten (KI-Anbieter, Bank-CSV-Anbieter);
  • Schäden durch unsachgemäße Nutzung oder Eingabe falscher Daten durch den Käufer.

(4) Die Haftung des Verkäufers ist insgesamt auf den vom Käufer gezahlten Kaufpreis begrenzt, soweit dies nach Absatz 1 zulässig ist.

(5) Die Software wird im Rahmen des technisch Möglichen sorgfältig erstellt und getestet. Eine vollständige Fehlerfreiheit kann nicht garantiert werden; gesetzliche Mängelrechte (§§ 327d ff. BGB) bleiben unberührt.

§ 6 Updates, Jahresversionen und Aktualisierungen

(1) Der Verkäufer stellt Updates der Software innerhalb derselben Jahresversion (z. B. innerhalb von „nekobo 2026“) unentgeltlich zur Verfügung, soweit dies zur Erhaltung der Vertragsmäßigkeit nach § 327f BGB erforderlich ist (funktionssichernde Updates, Sicherheits-Updates, Anpassungen an Änderungen der Rechtslage).

(2) Die Software wird als Jahresversion verkauft (z. B. „nekobo 2026“, „nekobo 2027“). Der Wechsel auf eine neue Jahresversion ist ein regulärer Neukauf; der Käufer ist dazu nicht verpflichtet — die zuletzt erworbene Version bleibt dauerhaft nutzbar. Eine Jahresversion erlaubt die Finalisierung (Erstellung der endgültigen, nicht als Entwurf gekennzeichneten Abrechnungs-PDFs) für Abrechnungsjahre bis einschließlich des Vorjahres der Versionsbezeichnung (Beispiel: „nekobo 2026“ finalisiert Abrechnungszeiträume bis einschließlich 2025). Spätere Abrechnungsjahre können bereits vollständig erfasst und als Entwurf berechnet werden; für die Finalisierung ist die entsprechende spätere Jahresversion erforderlich.

(3) Der Verkäufer informiert den Käufer in der Software (z. B. über das Update-Banner) oder per E-Mail über verfügbare Updates.

§ 7 Widerrufsrecht bei Verbrauchern

Das Widerrufsrecht richtet sich nach den AGB und der dort in Bezug genommenen Widerrufsbelehrung. Sie wird dir vor Vertragsschluss zur Verfügung gestellt und geht dir zusätzlich mit der Vertragsbestätigung per E-Mail in Textform zu.

§ 8 Datenschutz nekobo-seitig

(1) Der Verkäufer erhebt im Zusammenhang mit der Nutzung der Software keine personenbezogenen Daten der Mieter des Käufers. Diese Daten verlassen das Endgerät des Käufers nur, wenn der Käufer aktiv die optionale KI-Funktion (§ 4 Abs. 2 und 3) nutzt; in diesem Fall werden sie im Standardfall über den Dienst des Verkäufers an den KI-Anbieter durchgeleitet (ohne Speicherung beim Verkäufer) bzw. bei Nutzung eines eigenen API-Schlüssels direkt an den vom Käufer gewählten KI-Anbieter übertragen.

(2) Der Verkäufer verarbeitet im Rahmen des Kaufvorgangs ausschließlich die für die Vertragsabwicklung erforderlichen Daten des Käufers (z. B. Name, E-Mail, Rechnungsanschrift, Zahlungsdaten). Einzelheiten regelt die Datenschutzerklärung.

(3) Sämtliche vom Käufer erfassten Daten werden ausschließlich lokal auf dem Endgerät des Käufers gespeichert. Die Software stellt eine passwortverschlüsselte Backup-Funktion (AES-256) bereit. Der Käufer ist als datenschutzrechtlich Verantwortlicher verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO zu treffen — insbesondere die Aktivierung der Festplattenverschlüsselung des Endgeräts (z. B. FileVault, BitLocker) sowie die sichere Aufbewahrung von Backups und Backup-Passwörtern. Der Verkäufer übernimmt hierfür keine Gewähr.

§ 9 Schlussbestimmungen

(1) Anwendbares Recht und Gerichtsstand regeln die AGB (dort Ziffern 10 und 11).

(2) Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

§ 10 Änderungen dieser Nutzungsbestimmungen

(1) Der Verkäufer behält sich vor, diese Nutzungsbestimmungen mit Wirkung für die Zukunft zu ändern, soweit dies aus triftigem Grund erforderlich ist (z. B. Änderung der Rechtslage, neue Funktionen) und der Käufer dadurch nicht unangemessen benachteiligt wird.

(2) Wesentliche Änderungen werden dem Käufer rechtzeitig vor Inkrafttreten in Textform mitgeteilt. Widerspricht der Käufer nicht innerhalb von sechs Wochen, gelten die Änderungen als angenommen; auf dieses Widerspruchsrecht und die Folgen wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen.

(3) Die jeweils aktuelle Fassung dieser Nutzungsbestimmungen ist auf dieser Seite einsehbar und wird mit jedem Software-Release versioniert gepflegt. Stand: 3. Juli 2026 (Version 26.21.10).