Umlagefähige Nebenkosten: Was Vermieter umlegen dürfen — und was nicht

Die häufigste Einwendung gegen eine Nebenkostenabrechnung lautet nicht „falsch gerechnet“, sondern „das dürfen Sie gar nicht umlegen“. Und oft stimmt das sogar: Zwischen dem, was ein Haus kostet, und dem, was als umlagefähige Nebenkosten beim Mieter ankommen darf, liegt eine klare gesetzliche Grenze. Wer sie kennt, erstellt Abrechnungen, an denen es wenig zu rütteln gibt.

Die Grundregel: Betriebskosten ja, alles andere nein

Umlagefähig sind Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung (BetrKV): Kosten, die dem Eigentümer laufend durch das Gebäude und seinen bestimmungsgemäßen Gebrauch entstehen (§ 1 Abs. 1 BetrKV). Zwei Merkmale sind entscheidend:

• Laufend heißt wiederkehrend. Die jährliche Heizungswartung ist laufend, der einmalige Austausch der Therme nicht.
• Durch den Gebrauch heißt: Kosten des Betriebs, nicht der Substanz. Der Betriebsstrom der Heizung gehört dazu, die Reparatur des Brenners nicht.

§ 1 Abs. 2 BetrKV zieht die Gegengrenze und nimmt zwei Kostenblöcke ausdrücklich aus: Verwaltungskosten und Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten. Diese beiden Posten sind der Klassiker unter den unzulässigen Umlagen — dazu unten mehr.

Ohne Vereinbarung keine Umlage

Bevor Sie in den Katalog schauen: Betriebskosten trägt nach dem Gesetz zunächst der Vermieter. Umlegen dürfen Sie nur, was im Mietvertrag vereinbart ist. In der Praxis genügt der Verweis auf die Betriebskostenverordnung bzw. § 2 BetrKV — damit sind alle Katalogpositionen erfasst. Zählt der Vertrag stattdessen einzelne Positionen auf, gilt genau diese Liste, und was fehlt, bleibt bei Ihnen. Ein Blick in den eigenen Mietvertrag ist deshalb der erste Schritt jeder Abrechnung, nicht der letzte.

Die 17 Positionen des § 2 BetrKV

Der Katalog im Überblick — mit den Stolperstellen, die in der Praxis zählen:

1. Grundsteuer („laufende öffentliche Lasten des Grundstücks“).
2. Wasserversorgung — inklusive Grundgebühren und der Kosten von Wasserzählern (Miete, Eichung).
3. Entwässerung — Schmutz- und Niederschlagswasser.
4. Heizung — Brennstoffe, Betriebsstrom, Wartung, Messdienst. Achtung: Die Verteilung regelt zwingend die Heizkostenverordnung.
5. Warmwasser — analog zur Heizung.
6. Verbundene Anlagen — wenn ein Kessel Heizung und Warmwasser gemeinsam erzeugt.
7. Aufzug — Betriebsstrom, Wartung, Prüfung; nicht die Reparatur.
8. Straßenreinigung und Müllabfuhr.
9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung — die laufende Treppenhausreinigung ja, die einmalige Taubenabwehr-Installation nein.
10. Gartenpflege — auch die Erneuerung von Pflanzen; nicht aber die Neuanlage des Gartens.
11. Beleuchtung — Allgemeinstrom für Treppenhaus, Keller, Außenbeleuchtung.
12. Schornsteinreinigung — Kehrgebühren und Immissionsmessungen.
13. Sach- und Haftpflichtversicherungen — Wohngebäude-, Glas-, Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht. Nicht: Rechtsschutz oder Mietausfallversicherung.
14. Hauswart — abzüglich der Anteile für Verwaltung und Reparaturen, die er miterledigt.
15. Gemeinschaftsantenne / Breitband — hier hat sich viel getan: Seit dem 1. Juli 2024 ist das „Nebenkostenprivileg“ Geschichte, Kabel-TV-Kosten aus Sammelverträgen dürfen nicht mehr umgelegt werden.
16. Einrichtungen für die Wäschepflege — Gemeinschaftswaschraum.
17. Sonstige Betriebskosten — der Auffangposten, aber nur für Kosten, die im Mietvertrag konkret benannt sind. Typische Beispiele: Wartung der Rauchwarnmelder, Prüfung der Blitzschutzanlage, Dachrinnenreinigung.

Die klassischen Streichposten

Diese Kosten tauchen immer wieder in Abrechnungen auf — und gehören dort nicht hin:

• Reparaturen und Instandhaltung. Der neue Brenner, die Dachreparatur, das Streichen des Treppenhauses: alles Sache des Eigentümers. Die Grenze verläuft zwischen „laufendem Betrieb“ (umlagefähig) und „Erhalt der Substanz“ (nicht umlagefähig). Vorsicht bei Vollwartungsverträgen: Enthält die Pauschale Reparaturanteile, muss der Reparaturanteil herausgerechnet werden.
• Verwaltungskosten. Hausverwaltung, Kontoführung, Porto, Telefon — und auch die Kosten, die Ihnen entstehen, wenn Sie die Abrechnung erstellen oder erstellen lassen. Wer einen Dienstleister mit der Abrechnung beauftragt, zahlt ihn selbst.
• Einmalige Kosten. Anschaffungen und Erstinstallationen sind keine laufenden Kosten — die neuen Rauchwarnmelder selbst also nein, ihre jährliche Wartung ja (sofern vereinbart).
• Leerstandsanteile. Der Kostenanteil einer leeren Wohnung darf nicht stillschweigend auf die übrigen Mieter verteilt werden — er bleibt beim Eigentümer. Wie das rechnerisch sauber geht, zeigt der Beitrag zu Nebenkosten bei Leerstand.

Das Wirtschaftlichkeitsgebot

Auch bei umlagefähigen Positionen gilt: Sie dürfen nur Kosten ansetzen, die ein vernünftiger Vermieter für angemessen halten würde (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB spricht vom Grundsatz der Wirtschaftlichkeit). Das heißt nicht, dass Sie den billigsten Anbieter nehmen müssen — aber ein Gartenpflegevertrag zum dreifachen Marktpreis lädt zu Einwendungen ein. Gelegentlich Angebote vergleichen schützt beide Seiten.

Praxis: sortieren, bevor gerechnet wird

Der einfachste Weg zu einer sauberen Abrechnung: Sortieren Sie jeden Beleg schon beim Eingang in „umlagefähig“, „nicht umlagefähig“ oder „gemischt“ (wie die Hauswart- oder Vollwartungsrechnung, die aufgeteilt werden muss). Dann ist die Abrechnung am Jahresende reine Fleißarbeit — und die Liste der typischen Fehler bleibt kurz.

Wie nekobo dabei hilft

In nekobo erfassen Sie Belege per KI direkt aus dem PDF — und die App warnt, wenn eine Position nach Instandhaltung oder Verwaltung aussieht, also wahrscheinlich nicht umlagefähig ist. Entscheiden müssen (und dürfen) Sie selbst: nekobo nennt den Hinweis, bewertet aber nicht. So landet der neue Brenner gar nicht erst in der Abrechnung, die Wartungsrechnung aber schon.