Heizkostenabrechnung für Wärmepumpen: Was seit Oktober 2024 gilt

Wer ein Mietshaus mit einer Wärmepumpe beheizt, war jahrelang in einer komfortablen Lage: Die Heizkostenverordnung nahm solche Gebäude ausdrücklich aus. Diese Ausnahme gibt es nicht mehr. Seit dem 1. Oktober 2024 gelten für zentral mit Wärmepumpe versorgte Gebäude dieselben Regeln wie für Öl- und Gasheizungen — mit einer Nachrüstfrist, die inzwischen abgelaufen ist, und einer Nebenpflicht, die kaum jemand kennt.

Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage für private Vermieter ein: was gilt, ab wann, und welche Punkte in der Praxis übersehen werden.

Die Wärmepumpen-Ausnahme ist gestrichen

§ 11 HeizkostenV listet die Fälle auf, in denen nicht verbrauchsabhängig abgerechnet werden muss. In Absatz 1 Nummer 3 standen früher auch Gebäude, die überwiegend mit Wärme aus Wärmepumpen versorgt werden. Im heutigen Wortlaut sind sie nicht mehr enthalten — die Vorschrift nennt nur noch Anlagen zur Rückgewinnung von Wärme, Solaranlagen, Kraft-Wärme-Kopplung und Abwärme.

Gestrichen wurde die Nummer über das Gebäudeenergiegesetz, wirksam zum 1. Oktober 2024. Die Folge ist schlicht: Ein Mehrfamilienhaus mit zentraler Wärmepumpe fällt seither unter dasselbe Regime wie jedes andere zentral beheizte Gebäude. Es braucht eine Verbrauchserfassung, und zwischen 50 und 70 Prozent der Kosten sind nach dem gemessenen Verbrauch zu verteilen.

Für Gebäude mit höchstens zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt, bleibt der Ausweg des § 2 HeizkostenV bestehen: Dort gehen abweichende Vereinbarungen im Mietvertrag vor. Die Neuregelung trifft also vor allem das vermietete Mehrfamilienhaus ab drei Wohnungen.

Die Nachrüstfrist ist abgelaufen — und das erste Abrechnungsjahr läuft

§ 12 Abs. 3 HeizkostenV regelt den Übergang. Er nennt für die Ausstattung der betroffenen Gebäude mit Erfassungsgeräten den 30. September 2025. Dieser Termin liegt in der Vergangenheit.

Für die Abrechnung zählt anschließend der erste Abrechnungszeitraum, der nach dem Einbau beginnt. Wer im Lauf des Jahres 2025 nachgerüstet hat und über das Kalenderjahr abrechnet, hat damit 2026 als erstes verbrauchsabhängig abzurechnendes Jahr — die Abrechnung dafür wird im Lauf des Jahres 2027 erstellt und muss nach § 556 Abs. 3 BGB spätestens am 31. Dezember 2027 beim Mieter sein.

Praktisch heißt das: Die Zählerstände, die Sie jetzt brauchen, sind die zum Jahreswechsel. Wer sie nicht erfasst, hat im Folgejahr keine Grundlage für die verbrauchsabhängige Verteilung — und der Mieter darf seinen Anteil dann nach § 12 Abs. 1 HeizkostenV um 15 Prozent kürzen.

Der übersehene Punkt: Bruttowarmmiete

Wärmepumpengebäude wurden häufig mit einer Bruttowarmmiete vermietet — die Heizkosten steckten pauschal in der Miete, weil ja nicht verbrauchsabhängig abgerechnet werden musste. Genau für diesen Fall enthält § 12 Abs. 3 HeizkostenV eine zusätzliche Vorgabe, die in der Ratgeberliteratur praktisch nicht auftaucht: Für die Umstellung waren Durchschnittswerte aus den Jahren 2022 bis 2024 zu bestimmen und die Anteile daraus nach Wohn- oder Nutzfläche festzulegen — und zwar vor dem ersten Abrechnungszeitraum, der nach dem 30. September 2025 beginnt.

Auch dieser Zeitpunkt ist für die meisten Gebäude bereits verstrichen. Wenn Sie mit Bruttowarmmiete vermieten und die Umstellung noch vor sich haben oder gerade hinter sich, ist das der Punkt, an dem sich ein Blick in den Verordnungstext — und je nach Konstellation in den Mietvertrag — am ehesten lohnt. Die Umstellung von der Warmmiete auf Vorauszahlung plus Abrechnung ist ein Eingriff in das Mietverhältnis und nicht nur eine Rechenfrage.

Drei Punkte, in denen die Wärmepumpe anders behandelt wird

1. Keine 70-Prozent-Pflicht

§ 7 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV verschärft den Rahmen für bestimmte ältere Gebäude auf zwingend 70 Prozent nach Verbrauch. Diese Regel nennt ausdrücklich Gebäude, die mit Öl oder Gas beheizt werden. Eine Wärmepumpe ist davon nicht erfasst: Hier bleibt der volle Rahmen von 50 bis 70 Prozent zur freien Wahl des Gebäudeeigentümers.

Das ist mehr als eine Formalie. Wärmepumpen arbeiten mit niedrigen Vorlauftemperaturen und oft mit Fußbodenheizung; der Anteil, den ein einzelner Haushalt durch sein Verhalten beeinflussen kann, ist geringer als bei Heizkörpern. Ein niedrigerer Verbrauchsanteil ist in solchen Gebäuden gut begründbar — die Wahl trifft aber der Eigentümer, und sie wirkt nur für die Zukunft, nicht rückwirkend.

2. Strom tritt an die Stelle des Brennstoffs

§ 7 Abs. 2 HeizkostenV zählt zu den umlagefähigen Betriebskosten der zentralen Heizungsanlage ausdrücklich „die Kosten des zur Wärmeerzeugung verbrauchten Stroms“. Der Wärmepumpenstrom ist damit das Gegenstück zur Brennstoffrechnung beim Öl- oder Gaskessel. Daneben bleibt der Betriebsstrom für Pumpen, Regelung und Steuerung umlagefähig.

In der Praxis liegt hier die häufigste Erfassungsfrage: Hat die Wärmepumpe einen eigenen Zähler, ist die Sache einfach. Läuft sie über den Allgemeinstrom mit, müssen die Anteile getrennt werden — sonst landen Treppenhausbeleuchtung und Wärmeerzeugung im selben Topf und werden nach dem falschen Schlüssel verteilt. Ein Zwischenzähler ist der saubere Weg.

Ein angenehmer Nebeneffekt: Wärmepumpen werden häufig mit einem separaten Wärmemengenzähler je Wohnung erfasst statt mit fünf Heizkostenverteilern an den Heizkörpern — ein Gerät je Wohnung statt eines je Heizkörper. Welche Anforderungen an die Geräte gelten, steht im Beitrag zu den fernablesbaren Heizkostenverteilern.

3. Ein eigener Korrekturfaktor beim Warmwasser

Erzeugt die Wärmepumpe Heizung und Warmwasser, müssen die Kosten vor der Verteilung getrennt werden (§ 9 HeizkostenV). Wird dafür ausnahmsweise die Rechenformel statt eines Wärmemengenzählers benutzt, sieht § 9 Abs. 2 Satz 5 für die monovalente Wärmepumpe einen eigenen Korrekturfaktor von 0,30 auf die errechnete Warmwasser-Wärmemenge vor. Das ist kein Detail: Der Faktor verschiebt spürbar Geld zwischen Heiz- und Warmwassertopf. Wie die Trennung im Einzelnen funktioniert, steht im Beitrag Warmwasser von den Heizkosten trennen.

Was das für Ihre nächste Abrechnung heißt

• Zählerstände zum Jahreswechsel erfassen — sie sind die Grundlage der ersten verbrauchsabhängigen Abrechnung.
• Verbrauchsquote festlegen und dokumentieren: 50 bis 70 Prozent, frei wählbar, Änderungen nur für die Zukunft.
• Stromkosten sauber abgrenzen: Wärmeerzeugung und Allgemeinstrom gehören nicht in denselben Topf.
• Reparaturen heraushalten — der Tausch eines Bauteils ist Instandsetzung und bleibt beim Eigentümer, auch wenn er auf derselben Rechnung steht wie die Wartung.
• Bei Bruttowarmmiete: die Umstellung und die Durchschnittswerte nach § 12 Abs. 3 prüfen.

Und eine Einordnung, die selten jemand ausspricht: Ob Sie die Ablesung und Abrechnung an einen Messdienst geben oder selbst erledigen, ist eine wirtschaftliche und organisatorische Entscheidung, keine rechtliche. Die Verordnung verlangt eine verbrauchsabhängige Abrechnung — sie schreibt nicht vor, wer sie erstellt.

Wie nekobo dabei hilft

nekobo ist auf genau diesen Fall vorbereitet. Die Verbrauchsquote legen Sie je Gebäude und Abrechnungsjahr frei zwischen 50 und 70 Prozent fest — ohne die 70-Prozent-Vorgabe, die für Öl- und Gasgebäude gilt, und auf Wunsch für Heizung und Warmwasser getrennt. Für den Wärmepumpenstrom gibt es einen eigenen Rechner, der Hoch- und Niedertarif-Zeilen zusammenführt und daraus Energiemenge und Kosten für die Abrechnung übernimmt. Erzeugt die Anlage auch Warmwasser, rechnet die App die Trennung nach § 9 inklusive des Wärmepumpen-Faktors 0,30. Zählerstände, Zwischenablesungen beim Mieterwechsel und der Reparaturabzug sind eingebaute Schritte, und das Mieter-PDF weist den kompletten Rechenweg offen aus.

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