Mieterwechsel im Jahr: Nebenkosten richtig aufteilen

Ein Mieterwechsel mitten im Jahr ist der Moment, in dem viele Nebenkostenabrechnungen kippen. Die Versuchung ist groß, einfach zu halbieren: halbes Jahr, halbe Kosten. Aber so funktioniert es nicht — und zwar gleich aus zwei Gründen: Die kalten Betriebskosten werden tagesgenau abgegrenzt, und bei den Heizkosten spielt sogar die Jahreszeit eine Rolle. Wer im Sommer auszieht, hat den Winter mitgeheizt — und genau das bildet die Abrechnung ab.

Die Grundregel: Jeder zahlt seine Zeit — aber richtig gemessen

Beim Mieterwechsel entstehen aus einer Abrechnung zwei: Der Vormieter erhält eine Abrechnung für seine Wohnzeit, der Nachmieter eine für seine — jeweils mit den eigenen Vorauszahlungen verrechnet. Beide Abrechnungen kommen in der Regel erst nach Ende des Abrechnungszeitraums; eine vorgezogene Zwischenabrechnung zum Auszug schulden Sie normalerweise nicht. Die 12-Monats-Frist läuft für beide ab dem Periodenende.

Die Frage ist nur: Wie schneidet man das Jahr auseinander? Die Antwort hängt von der Kostenart ab — und das ist der Teil, den viele Abrechnungen falsch machen.

Kalte Betriebskosten: tagesgenau, nicht monatsweise

Grundsteuer, Versicherung, Gartenpflege und die anderen verbrauchsunabhängigen Positionen werden nach Tagen abgegrenzt: Der Vormieter trägt seinen Flächen- oder Einheiten-Anteil bis zum Vertragsende, der Nachmieter ab Vertragsbeginn — auf den Tag genau. Wer stattdessen den angefangenen Monat komplett einem der beiden zuschlägt, verschiebt still Kosten von einem zum anderen (oder Leerstandstage auf den Mieter). Einzige verbreitete Ausnahme: Wird nach Personen oder Personenmonaten umgelegt, zählt der angefangene Monat üblicherweise voll — der Personenmonat ist als Monats-Einheit anerkannt.

Liegen zwischen Auszug und Einzug ein paar Wochen Lücke, gehören diese Tage dem Vermieter — wie das rechnerisch sauber geht, steht im Beitrag zu Nebenkosten bei Leerstand.

Verbrauchskosten: Die Zwischenablesung ist Gold wert

Bei Heizung, Warm- und Kaltwasser zählt nicht die Zeit, sondern der Verbrauch — und der lässt sich zwischen zwei Mietern nur sauber trennen, wenn am Übergabetag abgelesen wurde. Die Zwischenablesung beim Auszugstermin ist deshalb der wichtigste einzelne Handgriff des ganzen Mieterwechsels: fünf Minuten mit dem Ablesegerät oder dem Handy (Foto mit Datum!), und die Verbrauchsabrechnung ist exakt. Am besten direkt ins Übergabeprotokoll — Zählernummer, Stand, Datum, zwei Unterschriften.

Ohne Zwischenablesung: die Gradtagszahlen-Regel (§ 9b HeizkostenV)

Wurde nicht abgelesen, verbietet die Heizkostenverordnung das Raten. § 9b gibt stattdessen ein festes Verfahren vor, wie der erfasste Gesamtverbrauch der Wohnung auf Vor- und Nachmieter verteilt wird: Heizkosten nach Gradtagszahlen, Warmwasser nach Kalendertagen. Die Gradtagszahlen (nach VDI 2067) gewichten jeden Monat nach seinem typischen Heizbedarf — Januar wiegt gut zwölfmal so schwer wie Juli:

Ein Beispiel macht den Effekt greifbar: Der Vormieter zieht zum 30. Juni aus, der Nachmieter am 1. Juli ein. Beide haben ein halbes Jahr gewohnt — aber der Vormieter hatte den kompletten Winter. Nach Gradtagszahlen entfallen auf Januar bis Juni 584 von 1.000 Promille. Bei 1.200 € Heizkosten, die nach diesem Maßstab zu verteilen sind, zahlt der Vormieter also 700,80 € und der Nachmieter 499,20 € — nicht 600/600. Genau das ist der Sinn der Regel: Die Halbierung wäre für den Sommermieter grob unfair.

Wichtig zur Einordnung: Auch mit Zwischenablesung laufen die Grundkosten der Heizung (der Flächenanteil aus der 70/30-Verteilung) nach Gradtagszahlen — die Ablesung trennt nur den Verbrauchsanteil exakt. Und für Kaltwasserzähler, für die die Heizkostenverordnung nicht gilt, verteilt man ohne Zwischenstand üblicherweise zeitanteilig nach Tagen.

Vorauszahlungen: getrennt führen, getrennt verrechnen

Jeder Mieter bekommt in seiner Abrechnung nur die eigenen Vorauszahlungen gutgeschrieben — was der Vormieter eingezahlt hat, darf nicht beim Nachmieter auftauchen und umgekehrt. Klingt selbstverständlich, geht in Tabellen aber erstaunlich oft schief, wenn die Monatsspalten einfach durchlaufen. Sauber ist: zwei getrennte Zahlungskonten, zwei getrennte Abrechnungen, jede mit eigenem Saldo.

Checkliste für den Übergabetag

1. Alle Zähler ablesen (Heizkostenverteiler, Warm-/Kaltwasser, ggf. Strom-Zwischenzähler) — mit Zählernummer, Stand, Datum ins Übergabeprotokoll, dazu Fotos.
2. Personenstand notieren, falls nach Personen umgelegt wird (ab wann gilt die neue Personenzahl?).
3. Neue Anschrift des Vormieters erfragen — die Abrechnung muss ihn Monate später noch erreichen.
4. Kaution: angemessenen Teil für eine zu erwartende Nachzahlung zurückbehalten, Rest nach Prüffrist auszahlen.
5. Bei Einzug des Nachmieters: dieselben Stände als Anfangswerte übernehmen — keine Lücke, keine Doppelzählung.

Der Mieterwechsel gehört übrigens zu den häufigsten Fehlerquellen der Nebenkostenabrechnung — meist nicht aus Unwissen, sondern weil die Sonderfälle (angefangene Monate, fehlende Ablesung, Leerstandslücke) in einer selbst gebauten Tabelle schlicht nicht vorgesehen sind.

Wie nekobo dabei hilft

In nekobo ist der Mieterwechsel kein Sonderfall, sondern eingebaut: Verträge mit Ein- und Auszugsdatum grenzen die kalten Kosten automatisch tagesgenau ab, Zwischenablesungen werden je Zähler erfasst und exakt verrechnet — und fehlt die Trennung, greift automatisch das § 9b-Verfahren mit Gradtagszahlen bzw. Kalendertagen. Leerstandstage bleiben beim Vermieter, und jeder Mieter bekommt sein eigenes Abrechnungs-PDF. Darin steht der komplette Rechenweg — so wie oben im Gradtagszahlen-Beispiel vorgerechnet —, sodass Ihr Mieter jede Zahl selbst nachvollziehen kann.